Training Pembukuan dan Penyusunan Laporan Keuangan pada UMKM

TRAINING PEMBUKUAN DAN PENYUSUNAN LAPORAN KEUANGAN PADA USAHA KECIL DAN MENENGAH

   

PENDAHULUAN

Usaha kecil dan menengah (UKM) di berbagai negara termasuk di Indonesia merupakan salah satu penggerak perekonomian rakyat yang tangguh. Hal ini karena kebanyakan para pengusaha kecil dan menengah berangkat dari industri keluarga/ rumahan. Dengan demikian konsumennya pun berasal dari kalangan menengah ke bawah. Selain itu, Peranan UKM terutama sejak krisis moneter tahun 1998 dapat dipandang sebagai katup penyelamat dalam proses pemulihan ekonomi nasional, baik dalam mendorong laju pertumbuhan ekonomi maupun penyerapan tenaga kerja.

Kinerja UKM dalam beberapa tahun terakhir menunjukkan peningkatan. Data Badan Pusat Statistik (BPS) menunjukkan besaran Produk Domestik Bruto yang diciptakan UKM dalam tahun 2003 mencapai nilai Rp 1.013,5 triliun (56,7 persen dari PDB). Jumlah unit usaha UKM pada tahun 2003 mencapai 42,4 juta, sedangkan jumlah tenaga kerja yang bekerja di sektor ini tercatat 79,0 juta pekerja. Pertumbuhan PDB UKM periode 2000 – 2003 ternyata lebih tinggi daripada total PDB, yang sumbangan pertumbuhannya lebih besar dibandingkan dengan Usaha Besar.^[1]

Perkembangan sektor UKM yang demikian menyiratkan bahwa terdapat potensi yang besar jika hal ini dapat dikelola dan dikembangkan dengan baik tentu akan dapat mewujudkan usaha menengah yang tangguh. Sementara itu, disisi yang lain UKM juga masih dihadapkan pada masalah yang terletak pada proses administrasi. Pemerintah sudah mencoba membantu mengatasi kendala yang dihadapi oleh sebagian besar UKM, seperti melakukan pembinaan dan pemberian kredit lunak.

Namun muncul permasalahan baru, para pelaku UKM diharuskan menyertakan laporan keuangan sebagai syarat mengajukan pinjaman kepada pihak bank. Karena dari pihak perbankan sendiri tidak ingin mengambil resiko dalam penyaluran kredit begi UKM lantaran perbankan tidak mengetahui perkembangan usaha tersebut. Sementara hampir semua UKM tidak memiliki laporan kinerja usaha dan keuangan yang baik sebagai syarat untuk memperoleh kredit. Hal ini terjadi karena UKM tidak dibiasakan untuk melakukan pencatatan dan penyusunan laporan keuangan sebagai gambaran kegiatan usaha dan posisi keuangan perusahaan.

Laporan keuangan menjadi salah satu komponen yang mutlak harus dimiliki oleh  UKM jika mereka ingin mengembangkan usaha dengan mengajukan modal kepada para kreditur yang dalam hal ini adalah pihak perbankan. Untuk itu, kebiasaan untuk mencatat setiap kegiatan usaha yang terjadi dan menyusun laporan keuangan harus ditumbuhkan di kalangan UKM.

Tidak begitu sulit untuk menumbuhkan kebiasaan laporan keuangan bagi UKM. Pada dasarnya, dalam bisnis skala mana pun setiap pelaku usaha sudah melakukan kebiasaan mencatat segala sesuatu yang dianggap penting bagi usahanya. Para pelaku usaha kecil dan menengah memiliki kebiasaan mencatat transaksi dengan secara sederhana dan tidak lengkap.

Kebanyakan dari UKM hanya mencatat jumlah uang yang diterima dan dikeluarkan, jumlah barang yang dibeli dan dijual, dan jumlah piutang / utang. Namun pencatatan itu hanya sebatas pengingat saja dan tidak dengan format yang diinginkan oleh pihak perbankan. Meskipun tidak dapat dipungkiri mereka dapat mengetahui jumlah modal akhir mereka setiap tahun yang hampir sama jumlahnya jika kita mencatat dengan sistem akuntansi.^[2]

Dari kebiasaaan – kebiasaan mencatat kegiatan usaha secara sederhana tersebut, sebenarnya dapat diarahkan untuk mencatat kegiatan usaha yang sesuai dengan standar akuntansi secara lengkap dan rapih. Tentunya dengan format yang sederhana bagi usaha kecil dan menengah yang memiliki tenaga kerja dan wakktu yang terbatas. Oleh karena itu, tulisan ini mencoba untuk mengedepankan pentingnya menumbuhkan kebiasaan mencatat dan menyusun laporan keuangan bagi UKM yang sesuai dengan standar akuntansi namun dengan format yang mudah diterapkan.

PEMBAHASAN

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa sebenarnya tidaklah sulit untuk menumbuhkan kebiasaan bagi UKM dalam menyusun laporan keuangan, yaitu dengan memberikan format pencatatan transaksi yang secara sederhana, tidak membutuhkan waktu lama, dan tidak membutuhkan tenaga kerja yang banyak. Karena yang tergolong dalam kelompok usaha kecil dan menengah adalah usaha yang memiliki jumlah tenaga kerja  antara 5-19 orang.

Menurut Pius Bumi K, secara umum usaha kecil dan menengah memiliki karakteristik antara lain: (1) Sistem pembukuan yang sederhana, (2) Marjin usaha yang tipis karena persaingan yang sangat tinggi, (3) Modal terbatas, (4) Pengalaman manajerial yang terbatas. Selain itu, usaha kecil dan menengah juga tergolong dalam usaha rumahan. Sehingga cenderung memiliki waktu usaha yang singkat.^[3]

Pencatatan Transaksi Usaha

Pencatatan transaksi usaha adalah kegiatan mencatat setiap transaksi yang berhubungan dengan kegiatan usaha. Secara standar, transaksi yang perlu dicatat adalah transaksi yang berhubungan dengan kas, pembelian (tunai dan kredit), penjualan (tunai dan kredit), piutang, dan utang. Mencatat setiap transaksi yang terjadi sangat penting sebagai bahan untuk menyusun laporan keuangan.

Tanpa adanya catatan mengenai transaksi usaha, mustahil laporan keuangan dapat dibuat. Tentunya setiap transaksi juga harus disertai bukti transaksi, sebagai bukti bahwa transaksi tersebut benar – benar terjadi dan bukan karangan semata.

Dalam dunia akuntansi, setiap transaksi dicatat dalam buku yang dikenal dengan nama jurnal. Dengan menggunakan jurnal, setiap transaksi dapat dicatat dengan rapi, jelas, dan efisien. Berkaitan dengan usaha kecil dan menengah, untuk dapat menumbuhkan kebiasaan mencatat setiap transaksi usaha yang terjadi, diperlukan sebuah format jurnal yang praktis dan tidak membutuhkan waktu yang lama.

Format – format berikut ini dapat digunakan oleh UKM dalam mencatat setiap transaksi keuangan yang kemudian dapat dijadikan bahan untuk membuat laporan keuangan. Format ini terdiri atas: buku kas, buku pembelian tunai dan kredit, buku penjualan tunai dan kredit, buku piutang dan buku utang. Kesemua buku tersebut memiliki hubungan satu dengan yang lainnya.

Format Buku kas

Tanggal	Keterangan	Penerimaan	Pengeluaran	Saldo
Jumlah

Yang dicatat pada buku ini adalah transaksi yang mengakibatkan kas bertambah atau berkurang. Dengan format seperti ini, kita bisa melihat posisi kas yang kita miliki secara cepat. Kita tinggal melihat kolom saldo dari pencatatan transaksi terakhir. Selain itu, kita juga bisa mengawasi pemakaian kas agar dapat digunakan secara efektif dengan melihat selisih penerimaan dan pengeluaran.

Format Buku Pembelian Tunai

Tanggal	Nama Toko dan Barang	Jumlah Barang	Harga Beli Satuan	Jumlah
Jumlah

            Yang dicatat dalam buku ini adalah hanya setiap terjadi transaksi pembelian secara tunai. Dengan melakukan pencatatan menggunakan format ini pada setiap pembelian, kita dapat mencatat setiap pembelian secara lengkap. Kita juga dapat melihat perubahan harga satuan barang sehingga baik untuk perencanaan pembelian selanjutnya. Selanjutnya jumlah total pembelian tunai pada hari yang bersangkutan kemudian dicatat pada buku kas kolom pengeluaran.

Format Buku Pembelian Kredit

Tanggal	No. Faktur	Nama Toko dan Barang	Jumlah Barang	Harga Beli Satuan	Jumlah
Jumlah

          

Yang dicatat dalam buku ini adalah hanya setiap terjadi transaksi pembelian secara kredit. Hampir sama dengan format diatas, transaksi pembelian  juga dapat dicatat secara lengkap. Bedanya jumlah total pembelian kredit pada hari yang bersangkutan kemudian dicatat pada buku utang kolom kredit.

Format Buku Penjualan Tunai

Tanggal	Nama Toko	Jumlah Barang	Harga Jual Satuan	Jumlah
Jumlah

            Yang dicatat dalam buku ini adalah setiap terjadi transaksi penjualan secara tunai. Dengan format seperti ini, kita dapat melihat posisi penjualan produk kita. Jumlah total penjualan tunai pada hari yang bersangkutan kemudian dicatat pada buku kas kolom pendapatan.

Format Buku Penjualan Kredit

Tanggal	Nama Toko	Jumlah Barang	Harga Jual Satuan	Jumlah

            Yang dicatat dalam buku ini adalah hanya setiap terjadi transaksi penjualan secara kredit atau yang menimbulkan piutang. Jumlah total penjualan kredit pada hari yang bersangkutan kemudian dicatat pada buku piutang kolom debet.

Format Buku Piutang

Tanggal	Keterangan	Debet	Kredit	Saldo
Jumlah

           

Yang dicatat dalam buku ini adalah setiap terjadi transaksi perusahaan meminjamkan uang kepada pihak lain, rekapitulasi penjualan kredit harian, dan pembayaran piutang oleh pihak lain (penjualan kredit dan pengembalian pinjaman). Pada kolom keterangan kita mencatat dari siapa perusahaan menerima pembayar piutang. Piutang bertambah dicatat pada kolom debet dan piutang berkurang dicatat di kolom kredit.

Format Buku Utang

Tanggal	Keterangan	Debet	Kredit	Saldo
Jumlah

            Yang dicatat dalam buku ini adalah setiap terjadi transaksi perusahaan meminjaman uang dari pihak lain, rekapitulasi pembelian kredit harian, dan pembayaran utang oleh perusahaan (pembelian kredit dan pengembalian pinjaman). Pada kolom keterangan kita mencatat kepada siapa perusahaan membayar utang. Utang bertambah dicatat pada kolom kredit dan utang berkurang dicatat di kolom debet.

Karena dalam proses pencatatan akuntansi setiap transaksi akan mempengaruhi pencatatan pada buku yang lainnya, maka jika kita cermati kita akan melihat sebuah keterkaitan antara buku yang satu dengan buku yang lain jika terjadi sebuah transaksi usaha. Dengan berbekal pada catatan yang tertera pada tiap – tiap buku di atas perusahaan sudah dapat membuat sebuah laporan keuangan secara sederhana namun dapat diterima oleh pihak perbankan dalam proses pengajuan kredit usaha.

Laporan Keuangan Bagi Usaha Kecil dan Menengah

Setelah melakukan pencatatan setiap transaksi selama satu periode tertentu, langkah selanjutnya adalah menyusun laporan keuangan dengan berdasarkan pada buku – buku pencatat transaksi usaha.

Laporan keuangan adalah laporan yang berisikan mengenai informasi kinerja keuangan selama periode tertentu. Informasi tersebut digunakan oleh pihak intern dan pihak ekstern perusahaan. Bagi pihak intern, laporan keuangan berguna untuk menilai kinerja keuangan perusahaan selama satu periode pencatatan yang kemudian dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan. Keputusan ini mencakup, misalnya, keputusan untuk menahan atau menjual investasi mereka dalam perusahaan atau keputusan untuk mengangkat kembali atau mengganti manajemen.

Sedangkan bagi pihak ekstern, laporan keuangan digunakan salah satunya sebagai dasar pemberian kredit  pinjaman modal untuk perusahaan. Laporan keuangan dapat dibuat secara mingguan, bulanan, triwulanan atau tahunan. Perusahaan yang baik, minimal akan membuat laporan keuangan minimal secara bulanan.

Menurut Standar Akuntansi Keuangan yang dikeluarkan oleh Ikatan Akuntan Indonesia, tujuan laporan keuangan adalah meyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja, serta perubahan posisi keuangan suatu perusahaan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pemakai dalam pengambilan keputusan. Laporan keuangan yang disusun untuk tujuan ini memenuhi kebutuhan bersama sebagian besar pemakai. Namun demikian, laporan keuangan tidak menyediakan semua informasi yang mungkin dibutuhkan pemakai dalam mengambil keputusan ekonomi karena secara umum menggambarkan pengaruh keuangan dan kejadian masa lalu, dan tidak diwajibkan untuk menyediakan informasi nonkeuangan.

Komponen laporan keuangan meliputi Neraca (Balance Sheet), Laporan Laba/ Rugi (Income Statement), Laporan Perubahan Modal (Statement of Changes in Equity), Laporan Arus Kas (Statement of Cash Flow), dan Catatan Atas Laporan Keuangan (Notes of Financial Statement). Namun bagi usaha kecil dan menengah, laporan keuangan yang perlu disusun hanyalah empat komponen saja, yaitu Laporan Laba/ Rugi (Income Statement), Laporan Perubahan Modal (Statement of Changes in Equity), Neraca (Balance Sheet), dan Laporan Arus Kas (Statement of Cash Flow).

Dengan menyusun laporan keuangan dan memahami isi dari laporan keuangan, diharapkan akan dapat membantu pengusaha dalam membuat keputusan dalam mengembangkan usaha, baik keputusan investasi maupun keputusan untuk mengajukan kredit usaha.

Laporan Laba/ Rugi (Income Statement)

        Laporan Laba/ Rugi adalah adalah laporan yang mengukur keberhasilan operasi perusahaan selama periode tertentu. Tujuan dibuatnya laporan ini adalah untuk mengetahui hasil kinerja operasi perusahaan, untung atau rugi. Yang disusun dalam laporan laba/ rugi adalah penjualan bersih dan biaya – yang dikeluarkan selama periode tertentu. Perusahaan dikatakan untung apabila total pendapatan lebih besar dari total biaya dan dikatakan rugi apabila total pendapatan lebih kecil dari total biaya.

        “Kegunaan laporan laba/ rugi adalah untuk mengevaluasi kinerja masa lalu perusahaan, memberikan dasar untuk memprediksi kinerja masa depan, dan membantu menilai resiko ketidakpastian arus kas.”^[5] Berikut adalah contoh Laporan Laba/ Rugi secara sederhana:

UD. GISTANO LAPORAN LABA/ RUGI Untuk Tahun Yang Berakhir 31 Desember 2010

PENDAPATAN Penjualan bersih                                                                        Rp xxxx Pendapatan bunga                                                                    Rp xxxx Pendapatan sewa                                                                      Rp xxxx Total pendapatan                                                                                         Rp xxxx BIAYA Harga pokok penjualan                                                             Rp xxxx Beban penjualan                                                                         Rp xxxx Beban administrasi                                                                    Rp xxxx Total Biaya                                                                                               (Rp xxxx) Laba bersih sebelum pajak                                                                         Rp xxxx Pajak penghasilan                                                                                      (Rp xxxx) Laba bersih setelah pajak                                                                            Rp xxxx

Laporan Perubahan Modal (Statement of changes in equity)

Laporan Perubahan Modal adalah suatu bentuk laporan keuangan yang menyajikan informasi mengenai perubahan yang tejadi pada modal suatu perusahaan untuk satu periode akuntansi tertentu.
Unsur-unsur laporan perubahan modal:
1. Modal awal
2. Laba (rugi) bersih
3. Tambahan setoran modal oleh pemilik  atau penarikan modal oleh pemilik (prive)
4. Modal akhir

UD. GISTANO LAPORAN PERUBAHAN MODAL Per  31 Desember 2010

Modal awal, 1 Januari 2010                                                                     Rp xxxx Laba tahun 2010                                                                   Rp xxxx Prive                                                                                     (Rp xxxx)                                                                                                                  Rp xxxx Modal akhir, 31 Desember 2010                                                             Rp xxxx

Neraca (Balance Sheet)

Neraca adalah laporan keuangan yang memperlihatkan harta, utang, dan modal perusahaan pada waktu tertentu secara seimbang. Neraca dapat dikatakan seimbang apabila harta perusahaan jumlahnya sama dengan utang yang ditambah modal (Harta = Utang + Modal). “Neraca digunakan untuk tingkat pengembalian dan mengevaluasi struktur modal perusahaan. Selain itu, neraca juga dapat digunakan untuk menilai likuiditas, solvabilitas, dan fleksibilitas keuangan perusahaan”^[4]. Berikut adalah contoh neraca secara sederhana:

UD.GISTANO NERACA Per 31 Desember 2010
AKTIVA AKTIVA LANCAR Kas                                                     xxx Piutang                                               xxx Persediaan barang                              xxx Total Aktiva Lancar                          xxx AKTIVA TETAP Tanah                                                 xxx Gedung                                               xxx Peralatan                                             xxx Total Aktiva tetap                               xxx   JUMLAH        AKTIVA                   xxx	PASIVA KEWAJIBAN Utang jangka pendek                    xxx Utang jangka panjang                   xxx  Total Utang                                  xxx MODAL Modal      Tn Gistano                     xxx  JUMLAH    PASIVA                   xxx

Laporan Arus Kas (Statement of Cash Flow)

        Laporan arus kas adalah laporan yang menggambarkan perjalanan kas selama periode tertentu. Tujuan utama laporan arus kas adalah menyediakan informasi yang relevan mengenai penerimaan dan pembayaran kas sebuah perusahaan selama satu periode.

Donald E. Kieso, Jerry JW., dan Terry DW., dalam bukunya “Akuntansi Intermediate Edisi Kesepuluh, terj. Emil Salim, mengklasigikasikan Laporan Arus Kas kedalam tiga aktivitas, yaitu:

1.    Aktivitas Operasi (Operating Activities)

     Meliputi pengaruh kas dari transaksi operasaional untuk menentukan laba bersih.

2.    Aktivitas Investasi (Investing Activities)

     Meliputi pemberian dan penagihan pinjaman serta investasi.

3.    Aktivitas Pembiayaan (Financing Activities)

     Meliputi kewajiban dan ekuitas pemilik.^[6]

Berikut format laporan arus kas secara sederhana:

UD. GISTANO LAPORAN ARUS KAS Untuk Tahun Yang Berakhir 31 Desember 2010

AKTIVITAS OPERASI Penjualan tunai                                                                                              Rpxxxx Pelunasan piutang                                                                                         Rpxxxx Pendapatan bunga bank                                                                                 Rpxxxx Pendapatan sewa                                                                                            Rpxxxx Pembelian tunai                                                                                            (Rpxxxx) Pelunasan utang                                                                                            (Rpxxxx) Pembayaran biaya  administrasi dan penjualan                                            (Rpxxxx) Kas bersih dari aktivitas operasi                                                               Rp xxxx AKTIVITAS INVESTASI Penjualan Tanah                                                                         Rp xxxx Pembelian peralatan                                                                 (Rp xxxx) Kas bersih dari aktivitas investasi                                                              Rp xxxx AKTIVITAS PEMBIAYAAN Pengembalian utang jangka panjang                                                            (Rp xxxx) Pelunasan obligasi                                                                                        (Rp xxxx) Kas bersih dari aktivitas pembiayaan                                   (Rp xxxx) Kenaikan/penurunan bersih kas                                                                     Rp xxxx Kas awal tahun                                                                                                Rp xxxx Kas Akhir Tahun                                                                                            Rp xxxx

Laporan Keuangan Sebagai Alat Analisis Kinerja Perusahaan

Setelah laporan keuangan selesai disusun, laporan keuangan tersebut dapat digunakan untuk mengukur, menilai, dan mengevalusai kondisi dan potensi perusahaan yang dalam hal ini adalah usaha kecil dan menengah. Untuk melihat kondisi kinerja keuangan perusahaan digunakan rasio laporan keuangan. Penghitungan analisis keuangan dimaksudkan untuk mengetahui kemampuan keuangan perusahaan dalam memenuhi kawajiban pada pihak lain dan kemampuan perusahaan dalam menghasilkan laba bersih.

Dengan rasio ini, sangat dimungkinkan UKM untuk dapat menilai kinerja usahanya sendiri. Rasio keuangan yang dimaksud adalah:

1)      Rasio Likuiditas, digunakan untuk mengetahui kemampuan UKM dalam memenuhi kewajiban keuangan jangka pendek pada suatu saat.

2)      Rasio Aktivitas, digunakan untuk mengukur sejauh mana efektifitas manajemen dalam mengelola sumber – sumber dana dalam periode tertentu.

3)      Rasio Leverage, digunakan untuk mengukur seberapa jauh suatu aktiva perusahaan dibiayai oleh utang.

4)      Rasio Profitabilitas, digunakan untuk mengukur produktifitas atau efisiensi penggunaan aktiva perusahan dan hasi – hasil yang dicapai manajemen.

KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam pelaksanaan bisnis dengan skala manapun, laporan sangat penting sebagai alat bantu bagi pemilik usaha dalam pengambilan keputusan terutama untuk memperoleh gambaran kondisi kinerja keuangan perusahaan, untung atau rugi. Melalui catatan yang baik dan terus menerus akan sangat membantu mengingatkan pengusaha mengenai transaksi apa saja yang telah dilakukan perusahaan selama periode tertentu. Pemilik usaha bisa saja lupa, tapi laporan akan selalu mengingatkan setiap terjadi transaksi.

Melalui penataan laporan keuangan yang baik, diharapkan kelak para pelaku usaha kecil dan menengah tidak akan mengalami kesulitan lagi ketika akan megajukan kredit kepada pihak kreditur. Untuk itu, penyusunan laporan keuangan perlu dilakukan secara berkesinambungan dengan format pencatatan yang sederhana seperti yang telah dijelaskan dalam tulisan ini sehingga dapat ditumbuhkan kebiasaan untuk menyusun laporan keuangan pada usaha kecil dan menengah.

Pusat Pengembangan Akuntansi FE UII

Oktober 2011

@gilaekonomi